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Instalar un sistema CRM o ERP en cuatro semanas … o menos.


Claves para instalar un sistema CRM o ERP en poco tiempo

El tiempo medio para instalar un CRM o ERP en una gran empresa puede perfectamente llegar a ser de 18 meses, desde el momento en que se toma la decisión hasta que el último de los consultores de la instalación se va por la puerta. Y aun así quedará bastante por hacer normalmente. Pero la primera consideración es que esto es en una gran empresa donde el número de áreas y personas implicadas es VERDADERAMENTE GRANDE. No se puede comparar una gran empresa del IBEX con la complejidad de lo que podemos llamar una empresa normal.

El tamaño medio de una empresa en España medido en número de empleados es de 4. Las medias son muy engañosas, pero los números son más elocuentes Julio de 2.017).

  1. Empresas entre 1 – 2: empleados – 894.744
  2. 6 – 9: Empleados – 298.744
  3. 10 – 19: Empleados – 120.696
  4. 20 – 49: Empleados – 43.079
  5. 50 – 99: Empleados – 12.540
  6. 100 – 199: Empleados – 6.674

Estas cifras sitúan en 2.017 el total de empresas en España a la cifra de 1.823.250.

El total de empresas con más de 500 empleados es de poco más de 1.800.

Así que voy a escribir estas reflexiones para lo que es la mayoría de las empresa en España. Es decir para aquellas que tienen más de cinco empleados. Por debajo de este número es probable que con un sistema sencillo On Demand . Y la ayuda de una buena gestoría tengan solucionados todos sus problemas.

Vencer la pereza.

A partir de cinco empleados un emprendedor debe ya poner en su lista de “cosas a hacer” la instalación de un CRM o un ERP que le ayude a comercializar, gestionar y administrar su empresa. Y siempre produce respeto meterse en semejante arenal. Y ese miedo crece según aumenta el tamaño. Es más es una mezcla entre miedo y PEREZA habitualmente. “Si con lo que tengo ya voy bien”, “¿para que meterme en esto si siempre voy saturado de trabajo?”, “buena gana tengo de meterme en ese lío”… Y así podría seguir.

Pero la realidad es que si un emprendedor quiere ver mantenerse o incrementar cada día su proyecto, un CRM o un ERP comienzan a ser absolutamente necesarios. Contribuyen a incrementar la calidad de la gestión, el control y reducir costes de administración. Por no hablar de la mejora en la calidad de la información necesarias para la buena toma de decisiones. Y no olvidemos que el llevar una buena estadística de lo que cuestan los productos que vendemos o cual vendemos más, ya es información vital para la toma de decisiones para un emprendedor medio en España.

El tiempo de instalación.

Efectivamente instalar un sistema ERP o CRM conlleva tiempo, dedicación y esfuerzo. Pero

  1. No es, ni de lejos, necesario tanto tiempo como suponemos.
  2. Las ventajas, una vez puesto en marcha superan grandemente a los inconvenientes de su instalación.

El tiempo de instalación es muy variable y depende del producto elegido, del proveedor de servicios de consultoría, de nuestra disposición a llevarlo a cabo con éxito y del momento elegido para hacerlo.

La elección del momento es importante. Cuando trabajaba como cliente en lugar de instalador, el verano siempre era una buena época para ponerte al día de las cosas atrasadas. El habitual descenso de actividad permitía abordar temas que el resto del año eran inviables. Esos momentos de menor actividad, en función del sector y del volumen da trabajo de la empresa, son ideales para este tipo de proyectos, permitiendo además superar los periodos de formación y de pruebas con mucha más tranquilidad.

Realmente podemos instalar un sistema ERP o CRM en 45 días o menos incluso si tenemos las ideas claras y seguimos los siguientes consejos.

¿Cómo instalar un sistema ERP o CRM en menos de 45 días?

Tome una decisión de forma rápida y simple.

Ha tomado la decisión de mejorar sistema y ha hecho una selección de productos, los consultores se los han presentado y sabe ya lo que pueden o no hacer. Pero alarga el proceso de decisión, porque las reuniones para elegir uno u otro sistema, se alargan sin llegar a una conclusión.

Instalar un sistema se se transforma en interminables reuniones de toma de requerimientos y definición de funcionalidades, implicando generalmente a las personas mas importantes de su organización.

Esto puede ser debido a dos razones.

  1. No ha definido bien su lista de requerimientos y no la tiene clara. Párese un momento y vea que problemas quiere solucionar en su empresa, detallemos en su lista de forma clara en reuniones cortas con cada una de las personas que van a “sufrir” y/o disfrutar de su nuevo sistema CRM o ERP.
  2. Los sistemas que está considerando no cumplen sus requerimientos. Si a un sistema ERP o CRM le falta alguno de los requisitos que esta considerando como fundamentales, va a perder mucho tiempo evaluando si los pros superan a los contras o si se mete en los peligrosos procesos de personalización para conseguir que el sistema haga lo que usted realmente quiere. Y lo que es peor, las personas de su organización pugnaran para que sean sus requerimientos los que se cumplan decantándose por uno u otro sistema.

Defina claramente qué necesita mejorar; su sistema es lento, es poco amigable su uso, no cubre una nueva situación en su almacén o conlleva demasiada carga de trabajo administrativo. Y cuando examine productos, compruebe que estos cumplan con esos requerimientos, dentro del presupuesto que usted considera razonable.

Consultores con conocimiento de su sector.

Realmente la consideración sobre el tamaño de la consultora es muchas veces superflua. Una gran consultora, puede ofrecer más garantías para el decisor en el contexto de una gran empresa. Si el Director de Informática compra IBM, Dell o HP considerándolas (Como realmente son) grandes marcas, sus espaldas están cubiertas. Cuando hay problemas basta sacar el comodín de “Yo compré lo mejor y más caro, ¿quien podía imaginar que iba a pasar esto”.

Personal sin experiencia

En las grandes consultoras hay consultores realmente fuera de serie, por eso son grandes, pero muchas veces su trabajo cae en manos de … becarios. La cuenta de resultados presiona mucho y las horas presupuestadas al fina crecen y crecen y los clientes ponen mala cada.

Para las pequeñas y medianas consultoras un proyecto en una mediana empresa es un tesoro. Dedicarán sus mejores recursos. No pueden permitir que usted no queda satisfecho. Además suelen ser mucho más competitivas en precio, ya que no han de soportar los tremendos costes y sueldo de las grandes organizaciones.

La veteranía es un grado

Y ahí está el acierto de su decisión al elegir. Si los consultores tienen experiencia en su sector, habrá comprado ya muchos décimos para que le toque la lotería de una buena instalación. Y la experiencia va en la edad del consultor. La experiencia no se trasmite, se adquiere. Busque consultores que sepan de que les está hablando, que hagan suyo su proyecto, puede que incluso le brinden opciones más allá del mero conocimiento del producto informático que le están instalando.

Esto hace que instalar un sistema CRM o ERP de forma rápida sea posible y garantiza que su empresa obtenga los máximos beneficios en el menor tiempo posible. Elegir el socio adecuado para su empresa significa que ellos comprendan su negocio y que las necesidades de reuniones de trabajo, de organización de tiempo e implementación se reducirán significativamente.

Elija un producto completo, adaptable y flexible.

Los softwares específicos para su negocio simplifican simplifican enormemente su proceso de decisión y la implementación convierte la adaptación a su empresa en un proceso fácil. Las plantillas de importación están listas para funcionar. Pero…., siempre hay un pero. Su empresa no es igual a las demás aunque compartan sector y ahí empiezan los problemas. Habrá que adaptar su instalación.

Hoy los sistemas CRM y ERP no específicos de un sector ofrecen tantas posibilidades que las adaptaciones son rápidas y sencillas, y si su empresa se diferencia de las otras de su sector la aplicación de una solución es fácil.

Soluciones en un solo clic

Un desarrollo muy importante que se ha hecho posible con Odoo, (Por nombrar algún producto) por ejemplo, permite que los nuevos entornos de producción se configuren y desplieguen fácilmente a los clientes mediante el uso de un proceso de instalación con un solo clic. Literalmente, al hacer clic en un enlace durante la instalación, se configurará el entorno en Odoo, listo para comenzar el proceso de implementación. Independiente del entorno técnico y con fácil integración con otros sistemas a través de add-ons fáciles de comprender y usar usar.

Los softwares Open Source y los add-ons

Este factor se eleva exponenciálmente en el caso de los softwares de código abierto (Open Source) como son Suite CRM y Odoo ERP. Hay multitud de complementos para ampliar el producto o integrarlo con otros. Además no será necesario hablar con el proveedor, ni esperar su presupuesto, ni su instalación. hay muchos que podrán ser instalados incluso si ayuda externa.

Instalados… y probados, de forma que podrá ver que le ofrecen, antes de ponerlo a funcionar sin necesidad de comprarlos previamente.

Y todo en un solo clic.

Gestione su tiempo y el momento.

El 50% del coste de un proyecto de sistemas de CRM o ERP se atribuye a los costes internos. La disponibilidad de tiempo del personal interno es necesaria para cualquier tamaño de proyecto de implementación. De lo contrario, se encontrará con que los plazos de instalación se alargan tres o cuatro meses.

Además la implicación del personal es siempre necesaria, no solo en tiempo sino también en esfuerzo y digamos … ganas.

Los cambios de sistemas no les gustan a nadie. Aunque la promesa de mejora sea cierta, al personal de las empresas los cambios no les suelen gustar.

Así que hay que gestionar bien su tiempo y dedicación. Evidentemente han de estar implicados y dispuestos en la instalación, pero hay que buscar las formas de hacer llevaderas la fase de consultoría, la instalación, la migración de datos, la formación y la puesta en marcha para su personal interno. Que la instalación no interfiera en su trabajo diario.

Hay ciertos factores clave en la dedicación y el tiempo.

  1. Implicar al personal de la empresa. Esto es crucial en las fases previas para que puedan comprobar que el proceso tiene garantías de éxito. Hacer participes a las personas claves de su empresa en la fase de requerimientos y en la elección del producto, les puede predisponer positivamente hacia el. Que en lugar de mostrar resistencia, se conviertan en os primeros interesados en verlo funcionar a pleno rendimiento. Esto reducirá su plazo de instalación. Si además la fase de consultoría está bien hecha y el personal participa activamente, la dedicación posterior de los empleados de la empresa será mucho menos necesaria hasta la fase de pruebas y formación.
  2. Elección del momento. No es sensato hacer cambios en Navidades si vendemos juguetes. Los momentos de baja actividad son los más oportunos para hacer cambios. Las épocas de vacaciones son especialmente buenas. Normalmente coinciden con momentos de baja actividad. Si los consultores de su instalador han hecho bien su trabajo de consultoría, podrán hacer las personalizaciones y migraciones sin robar mucho tiempo de su personal, y la baja actividad favorecerá la realización de pruebas.

Se puede conseguir en poco tiempo

Instalar un sistema CRM o ERP en 6 semanas o menos es perfectamente posible en una empresa de tamaño medio, y en mucho menos tiempo en una PYME (Menos de tres millones de euros y entre 5 a 10 trabajadores) si se sigue las pautas anteriores. Reducirá el tiempo en la instalación, el tiempo y coste del personal interno de su empresa y el trauma inicial que siempre supone un cambio de sistema.

Y no solo eso, sus decisiones acertadas también harán que la instalación sea fácil y rápida para la consultora. Esta facturará menos horas y a usted le costará menos dinero realizar el cambio.

Bueno, ¿a que esta esperando?.

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About the Author:

Empresario, pescador y cocinero desde hace 40 años, en su experiencia profesional ha "metido" por medio a la pesca siempre que ha podido. Enamorado del campo y de los ríos, no pierde una oportunidad de pasear por la rivera de cualquier río castellano o de cualquier fogón manchego o asturiano.

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