Creación de un Workflow con el módulo de Advanced Open WorkFlow (AOW) de SugarCRM y SuiteCRM

El módulo de Advanced Open Workflow / AOW / Flujos de trabajo avanzados es uno de los módulos más potentes de los que disponen SugarCRM y SuiteCRM. El trabajo con este módulo no es sencillo, por lo que, trataremos de hacerlo algo más asequible con una serie de entradas que indicaremos en este blog. Esta es la primera de tres, entre las cuales, explicaremos todo el proceso de creación de un Workflow o flujo de trabajo, desde tres puntos de vista:

Creación de un Workflow / Creación de un flujo de trabajo (en modo teórico). Esto es esta entrada.

Trabajo avanzado con los Workflows / Gestión de campos personalizados / Funciones y parámetros. Haz click aquí para ir a su entrada. No obstante, más adelante explicaremos qué son los campos personalizados, y cuál será su utilidad al crear los flujos de trabajo.

Creación de un Workflow / Creación de un flujo de trabajo de Ejemplo (caso práctico). Próximamente.

En definitiva y como indicabamos al principio, el proceso de crear un Workflow es complejo, puede llegar a ser dificil, pero trataremos de explicarlo de la mejor forma posible entre estas tres entradas. Al final, los Workflows son una de las mejores opciones de SugarCRM / SuiteCRM, ya que nos permitirán automatizar gran cantidad de acciones, facilitandonos así la vida y reduciendo el esfuerzo necesario para alcanzar ciertos objetivos.

Crear un proceso de flujo de trabajo / Creación de un Workflow

Para crear un Workflow, lo primero que tenemos que hacer es ir al módulo “Flujos de Trabajo” (Workflows). Normalmente, este se encontrará dentro del submenú “Todas las opciones” de nuestro CRM, aunque podrá variar la ubicación exacta según el tema que utilicemos.

Una vez en el módulo, para realizar la creación de un Workflow, simplemente pulsaremos sobre la opción Crear Workflow / Crear flujo de trabajo de la barra de acciones. Esto nos mostrará un primer panel, como el que mostramos a continuación, en el que podremos configurar el proceso del flujo de trabajo.

Este panel nos permitirá especificar lo siguiente:

• Nombre: el nombre del proceso. Es el que nosotros decidamos, pero siempre debe ser suficientemente descriptivo como para que si lo vemos el mes que viene, sepamos qué hace.
• Asignado a: el usuario asignado del proceso de flujo de trabajo.
• Módulo WorkFlow: lista desplegable de todos los módulos instalados en nuestro CRM. Este es el módulo con el que se ejecuta el flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando se crea / edita una cuenta.
• Estado: activo o inactivo. Solo se ejecutarán los procesos activos.
• Ejecutar: siempre, al guardar o en el programador.
• Ejecutar en: todos los registros, registros modificados o nuevos registros.
• Repeticiones repetidas: si está marcado, el proceso continuará ejecutándose una y otra vez. Idealmente, esto solo debería marcarse si una de las Acciones especificadas niega (o conducirá a la negación) de una de las Condiciones especificadas.
• Dicho de otra forma, lo usaremos si por la característica de la tarea que queremos realizar necesitamos que una condición se verifique constantemente en busca de algo concreto. Pero, siempre en ese caso, como se indicaba anteriormente, las acciones especificadas deben ir en contra de las condiciones, para evitar que el workflow siga ejecutando las modificaciones todo el tiempo.
• Descripción – Una descripción del proceso. Esta descripción puede ser más larga y la podemos usar simplemente para dejar una referencia de lo que hace y cómo.

Creación de un Workflow – Condiciones utilizables

Una vez que hemos rellenado los datos básicos, y sobre todo, que hemos seleccionado el módulo para el cual crearemos el Workflow (el módulo marcará más adelante las opciones que tendremos disponibles), podemos proceder a agregar una condición.

Agregar una condición a nuestro flujo de trabajo

Para agregar una condición a nuestro flujo de trabajo, bajamos hasta el panel de “condiciones”, en el cual, encontraremos el botón “Agregar condición”.

La condición será la que nos permitirá especificar los criterios bajo los cuales se ejecutará nuestro Workflow.

Para agregar una Línea de condición (que será la que determine la condición en sí), debe hacer clic en el botón ‘Agregar condición’.

Nota: No debemos olvidar seleccionar previamente en el panel principal el módulo, ya que si este no se ha elegido, el sistema no agregará la condición.

Puede tener una cantidad ilimitada de Líneas de condición. Para agregar otra línea, simplemente vuelva a hacer clic en el botón ‘Agregar condición’ y aparecerá. En cada línea, tendremos en principio cinco campos: Módulo, campo, operador, tipo y valor.

Eliminando condiciones

A veces, simplemente durante el proceso de creación del workflow podemos cometer un error al crear una condición. Tal vez hemos pulsado dos veces en el botón de añadir. O sencillamente en el futuro, cuando estamos cambiando una condición ya que necesitamos que funcione de una forma diferente, preferimos eliminar la condición en sí y crear una nueva en lugar de editarla. Esto es muy sencillo, ya que puede eliminar las líneas de condición haciendo clic en el botón ‘-‘ en el lado izquierdo de la misma, tal como se ve en la imagen adjunta.

Módulo sobre el que se aplicará la condición del Workflow

La primera opción que nos aparece, es “Módulo”. Al igual que en la ventana principal, aquí encontraremos un desplegable con los diferentes módulos y sub-módulos que tengamos instalados en nuestro CRM. A tener en cuenta, un módulo suele trabajar con varios sub-módulos: Por ejemplo, los módulos de “Cuentas” o “Contactos”, trabajan con el sub-módulo de “E-Mail” para gestionar múltiples direcciones de correo en una misma cuenta / contacto. Por ello, hay que prestar atención a la hora de seleccionar el módulo de la condición.

Campo sobre el que aplicar la condición

El campo es un menú desplegable que se completa automáticamente con todos los campos que se encuentran en el Módulo o sub-módulo que hayamos seleccionado previamente. El ejemplo que mostramos pertenece al módulo de “Cuentas”. Aquí, aparecerán tanto los campos por defecto del CRM, como los que de forma personalizada podamos haber generado en nuestra instalación, por ejemplo, en esta captura aparece “CIF” que es un campo personalizado.

Operador del workflow

El tipo campo seleccionado anteriormente, determinará las opciones disponibles para Operador y Tipo:

• Si el campo es abierto (texto), nos mostrará las opciones que vemos en la captura, “Igual a”, “No igual a”, “Contiene”, “Comienza con”, “Finaliza con”, “Es Nulo”.
• En el caso de un campo cerrado (seleccionable un valor), tendremos las opciones de “Igual a”, “No igual a”, “Es Nulo”.
• En caso de un campo numérico o de fecha, tendremos “Igual a”, “No igual a”, “Mayor que”, “Menor que”, “Mayor o igual que”, “Menor o igual que”, “Es Nulo”.

Tipos de condiciones aplicables durante la creación de un Workflow

Puede especificar procesos de flujo de trabajo para disparar en diferentes tipos de condiciones. Estos son los siguientes:

Valor: se usa para comparar directamente el campo con un valor. El tipo de valor ofrecido es dinámico para el tipo de campo del campo seleccionado. Por ejemplo, si el tipo de campo es desplegable, el tipo de campo de valor será la misma lista desplegable.

Campo: se usa para actuar en un proceso de flujo de trabajo cuando un campo se compara con otro campo en el registro.

Múltiple: se puede seleccionar si el campo es un menú desplegable / selección múltiple. Esto permite a los usuarios especificar múltiples valores para la acción del flujo de trabajo.

Fecha: esto le permite especificar el flujo de trabajo que se producirá después de / antes de una cantidad de tiempo desde otro campo de fecha o ‘Ahora’. Por ejemplo, cuando la fecha de inicio de una llamada es ‘Ahora + 10 minutos’. Esto solo se puede usar cuando el campo es un campo de fecha. La cantidad de tiempo antes o después de la fecha se puede especificar en minutos, horas, días, semanas o meses.

Creación de un Workflow – Comportamientos

Agregar acciones

Las acciones se definen en el tercer panel. Estos especifican qué eventos deben ocurrir cuando se cumplen las condiciones. Puede agregar una Acción haciendo clic en el botón “Agregar acción”.

Esto hará que aparezca la línea de acción.

Desde la Línea de Acción puede seleccionar una acción y darle un Nombre. Las acciones disponibles son; ‘Crear registro’, ‘Modificar registro’ y ‘Enviar Email’. Puede especificar una cantidad ilimitada de acciones para cada proceso de flujo de trabajo. Adicionalmente, se puede seleccionar la acción de ‘Calcular Campos’, para trabajar con fórmulas e información generada de forma dinámica.

Crear registro

Si selecciona ‘Crear registro’, se le pedirá que seleccione un Tipo de registro. Este es el tipo de módulo del registro que se creará.

Una vez seleccionado, puede agregar campos o relaciones a este registro usando los botones ‘Agregar campo’ y ‘Agregar relación’.

Al agregar campos, el primer menú desplegable en la línea se completará con todos los campos de ese módulo. El segundo menú desplegable le permite especificar cómo se obtendrá el valor para ese campo. Para la mayoría de los casos, las opciones son las siguientes:

• Valor: esto le permitirá indicar el valor directamente usando el mismo tipo de campo que el campo seleccionado.
• Campo – Esto hará que el campo tenga el mismo valor que un campo encontrado en el Módulo WorkFlow.
• Fecha: solo se puede seleccionar si el campo es un campo de fecha. Esto le permitirá especificar el valor como una cantidad de tiempo después / antes de otro campo de fecha o ‘Ahora’.

Seleccionando el campo ‘Asignado a’ tendrá más opciones. Además de por valor y campo, puede asignar un usuario de la siguiente manera:

Round Robin – Esto seleccionará a cada usuario por turno.

Menos ocupado: Esto lo seleccionará con la menor cantidad de registros asignados para ese módulo.

Aleatorio: seleccionará un usuario aleatorio.

Para cada una de las opciones anteriores, puede elegir si quiere que lo seleccionen de entre todos los usuarios o usuarios de un rol específico. Si tiene instalado el módulo SecuritySuite, también puede elegir si desea que lo seleccionen de entre todos los usuarios de un Grupo de seguridad en particular o de todos los usuarios de un grupo de seguridad particular con un rol en particular.

Al agregar relaciones, debe seleccionar el módulo relacionado de la lista desplegable y luego seleccionar el registro con el que se relacionará.

Nota: Debe seleccionar el módulo relacionado con el botón de flecha: la finalización automática en el campo de texto no está desarrollada actualmente.

Modificar registro

Esto proporciona la misma funcionalidad que ‘Crear registro’, pero en lugar de crear un nuevo registro modificará un registro que cumpla con las condiciones del flujo de trabajo. Con esta acción puede modificar cualquier campo que se encuentre dentro del registro o puede agregar una relación a otro registro. Esto se completa de la misma manera que ‘Crear registro’, excepto que no es necesario que especifique el Tipo de registro.

Enviar correo electrónico

La acción ‘Enviar correo electrónico’ permite a los usuarios crear procesos de flujo de trabajo durante la creación de un workflow que enviarán un correo electrónico basado en una plantilla. Usando esta acción hay cuatro tipos diferentes de destinatarios. Esta acción es extremadamente potente en SugarCRM y SuiteCRM, y es uno de los principales beneficios de los workflow, ya que nos permiten automatizar gran parte de los correos electrónicos que enviamos a nuestros clientes, o sencillamente, programar notificaciones y/o recordatorios por correo a compañeros, clientes o proveedores.

Correo electrónico: esto enviará un correo electrónico a una dirección de correo electrónico específica. Debe especificar la dirección de correo electrónico y la plantilla de correo electrónico.

Grabar correo electrónico: enviará un correo electrónico a la dirección de correo electrónico principal especificada en el registro que activó el proceso del flujo de trabajo. Esto solo se puede usar si el registro tiene un campo de correo electrónico como Cuentas y Contactos. Para esta opción, solo necesita especificar la plantilla.

Usuario: enviará el correo electrónico a una dirección de correo electrónico del usuario (trabajador) especificado. Debe especificar el usuario del destinatario y la plantilla del correo electrónico.

Campo relacionado: enviará un correo electrónico a la dirección de correo electrónico principal especificada en un registro de módulos relacionados. En este caso, debe especificar el módulo relacionado (De una lista desplegable) y la plantilla de correo electrónico.

Calcular campos

Si selecciona ‘Calcular campos’ en el menú desplegable Acción, la interfaz de usuario Calcular campos se cargará después de un segundo y se ve como la imagen siguiente.

Calcular campos – Agregar parámetros

Es posible agregar parámetros a las fórmulas a la hora de crear un workflow usando el menú desplegable en la sección de Parámetros de la interfaz de usuario Calcular Campos. El menú desplegable contiene todos los campos (básicos y personalizados) que pertenecen al módulo seleccionado en la sección de campos básicos.

Para agregar un parámetro, seleccione el campo del menú desplegable y haga clic en el botón Agregar parámetro. Después de esta acción, aparece una nueva línea en la tabla de parámetros con el nombre del campo y el identificador dado.

Para algunos campos (listas desplegables y selecciones múltiples) aparece un menú desplegable adicional donde el usuario puede seleccionar si el valor sin formato o el formato debe usarse en los Campos calculados. El formato sin procesar significa el valor que se almacena en la base de datos y el valor formateado significa la etiqueta para ese valor de base de datos.

Para eliminar un parámetro de la tabla, simplemente haga clic en el botón menos en la fila del parámetro. Tenga en cuenta que si elimina un parámetro, todos los identificadores se vuelven a calcular, por lo que los identificadores podrían cambiar por campos.

El identificador se usa para hacer referencia a este campo cuando el usuario crea la fórmula. Por ejemplo, todas las apariencias del identificador {P0} se reemplazarán por el nombre de la cuenta en la fórmula. Todos los parámetros son como {Px} donde x es el orden secuencial del parámetro. La cantidad de parámetros es ilimitada.

Calcular campos – Agregar parámetros de relación

Los parámetros de relación son muy similares a los parámetros regulares, la única diferencia es que el usuario primero selecciona una entidad que está en una relación uno a uno o uno a muchos con la entidad real.

Para agregar un parámetro de relación, primero seleccione la relación, luego seleccione el campo de la entidad conectada y presione el botón Agregar parámetro de relación. Después de esta acción, aparece una nueva línea en la tabla de parámetros de relación con el nombre de la relación, el nombre del campo y el identificador proporcionado.

En cuanto a los parámetros para algunos campos de parámetros de relación (menús desplegables y selecciones múltiples) aparece un menú desplegable adicional donde el usuario puede seleccionar si el valor sin procesar o el formato se debe usar en Calcular campos.

Para eliminar un parámetro de relación de la tabla, simplemente haga clic en el botón menos en la fila del parámetro de relación. Tenga en cuenta que si elimina un parámetro de relación, todos los identificadores se vuelven a calcular, por lo que los identificadores podrían cambiar por campos.

El identificador se usa para hacer referencia a este campo cuando el usuario crea la fórmula. Por ejemplo, todas las apariencias del identificador {R0} se reemplazarán por el nombre de usuario del creador en la fórmula. Todos los parámetros de relación son como {Rx} donde x es el orden secuencial del parámetro de relación. La cantidad de los parámetros de relación no está limitada.

Calcular campos – Crear fórmula para un campo

En la parte de Fórmulas de la interfaz de usuario de la creación de un workflow, el usuario puede agregar fórmulas para los campos de la entidad real. En este sentido, SugarCRM y SuiteCRM son muy versátiles, ya que las fórmulas que se pueden utilizar a la hora de la creación de un workflow son extremadamente potentes.

Para agregar una fórmula, seleccione un campo de la lista desplegable primero y luego presione el botón Agregar fórmula. Después de esta acción, aparece una nueva línea en la tabla de fórmulas con el nombre del campo y el lugar para la fórmula.

Para eliminar una fórmula de la tabla, simplemente haga clic en el botón menos en la fila de la fórmula.

La fórmula es un cuadro de texto donde el usuario puede escribir las fórmulas. El módulo evalúa la fórmula en el momento determinado (en guardar, en la ejecución del programador o en ambas) y completa el campo seleccionado con el valor evaluado.

La fórmula puede contener cualquier texto (con soporte completo UTF-8), pero solo se evalúan las partes de la función (funciones con parámetros entre ‘{‘ y ‘}’). Por ejemplo, con los parámetros agregados en las secciones anteriores, si llenamos la fórmula como: Cuenta {P0} creada por nombre de usuario {R0}, el campo de descripción tendrá el siguiente valor después de guardar: Cuenta “Mi cuenta” creada por nombre de usuario “Mi usuario” (lo que implica que el nombre de la cuenta es “Mi cuenta” y el nombre de usuario del creador es “Mi usuario”).

Los campos calculados tienen muchas funciones integradas que le permiten al usuario construir fórmulas complejas para lograr varios objetivos. Estas funciones se describen en el siguiente post, el cual podrá encontrar más abajo.

Calcular campos – Funciones utilizables

Como se mencionó anteriormente, todas las funciones se definen entre los símbolos ‘{‘ y ‘}’, y se parecen a {functionName (parámetro1; parámetro2; …)}. El número de parámetros depende de las diferentes funciones. El módulo evalúa las funciones y las cambia con su resultado en la fórmula.

Las funciones pueden integrarse entre sí (usando el resultado de una función como parámetro para otra función) como en este ejemplo:

{power ({substract ({divide ({add ({multiply (10; 2)}; 12)}; 8)}; 1)}; 2)}

Esta función es el aspecto formal de la siguiente expresión matemática:

((((10 * 2) + 12) / 8) – 1) 2

Parece complicado, pero, al final, no lo es tanto. Consulte el siguiente post que se encuentra enlazado en la siguiente sección para ver una descripción completa de todas las funciones, sus parámetros y ejemplos de uso.

Creación de un Workflow para SugarCRM y SuiteCRM – Funciones y parámetros utilizables

Este es un tema tan sumamente extenso, que como indicabamos en las secciones anteriores hemos preferido segregarlo y dejarlo en una página aparte con todo explicado detalladamente, la cual, puedes encontrar aquí: Funciones y Parámetros de los Workflows en SugarCRM y SuiteCRM.

En esta página, encontrarás igualmente un índice para ir rápidamente a la sección de las funciones que necesites consultar en detalle.