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10.05.- Gestión de registros en SuiteCRM


Gestión de registros

En esta sección, cubriremos todas las áreas de administración de registros para que pueda almacenar y administrar fácilmente los datos de los clientes.

Creando Registros

Puede crear registros desde varias puntos. A continuación se muestran capturas de pantalla de los puntos de creación de registros.

Crear un registro desde CREAR

Crear un registro desde CREAR

Crear un registro desde BARRA DE NAVEGACION

Crear un registro desde BARRA DE NAVEGACION

Crear un registro desde MODULO

Crear un registro desde MODULO

Una vez que haga clic en el botón, irá a la pantalla de creación. Esta es esencialmente la sección anterior que hemos cubierto anteriormente en la sección Interfaz de usuario. Esto le permite completar los datos apropiados para ese registro. Los campos con la estrella (*) son campos obligatorios. La validación se realiza para que un registro no se pueda guardar dentro del CRM a menos que tenga dichos  campos obligatorios.

Crear un registro de Cuenta

Crear un registro de Cuenta

Una vez que cumplimentado los datos del registro, puede guardarlo en el módulo de SuiteCRM. Una vez que guarde el registro, será redirigido al modo Vista del registro que ha creado.

Edición de registros

Puede editar los registros de cada módulo desde diferentes puntos de su interfaz de usuario.

Editar Cuenta en SuiteCRM

Editar Cuenta en SuiteCRM

Editar Cuentas en SuiteCRM

Editar Cuentas en SuiteCRM

Una vez que haga clic en el botón de edición (o lápiz), se le dirigirá a la Vista de edición. Esto le permite editar / añadir datos para ese registro. Los campos con la estrella (*) son campos obligatorios. La validación se realiza para que un registro no se pueda guardar dentro del CRM a menos que tenga cumplimentados todos los campos obligatorios campos obligatorios.

Una vez que haya editado / añadido los datos del registro, puede guardar el registro que se actualizará con los nuevos datos añadidos durante la edición. Una vez guardado, se le redirigirá a la Vista de los detalles del registro.

Eliminar registros

Puede eliminar registros tanto de la Vista de lista como de la Vista detallada.

Método de eliminación de vista de detalle

Simplemente tiene que hacer clic en el botón ‘Eliminar’.

Eliminar contacto

Eliminar contacto

Cuando hace clic en el botón Eliminar en un registro, recibirá un mensaje de si desea eliminar el registro, como confirmación previa a su eliminación.

Puede hacer clic en Cancelar o en Aceptar. Al hacer clic en Cancelar volverá al detalle del registro y no lo eliminará. Al hacer clic en Aceptar se ejecutará la eliminación del registro. Si elige eliminar el registro, se eliminará y se lo redireccionará al módulo Vista de lista.

Método de eliminación de la vista de lista

Para eliminar registros de la Vista de lista, puede seleccionar registros usando la opción de casilla de verificación en el lado izquierdo de la vista. Es posible seleccionar registros individuales o usar las opciones ‘Seleccionar página actual’ o ‘Seleccionar todo’, para seleccionar todos los registros de la página o todos los registros dentro del módulo.

Eliminar desde la Vista de lista

Eliminar desde la Vista de lista

Una vez que se seleccionan los registros para eliminar, puede hacer clic en el botón ‘Eliminar’. Cuando hace clic en el botón Eliminar en un registro, recibirá una lista de registros que desea eliminar.

Puede hacer clic en Cancelar o en Aceptar. Al hacer clic en Cancelar volverá al detalle del registro y no lo eliminará. Al hacer clic en Aceptar se ejecutará la eliminación del registro. Si elige eliminar el registro, se eliminará y se lo redireccionará al módulo Vista de lista.

Actualización Masiva e Registros

Puede actualizar los registros de forma masiva desde la Vista de lista de cualquier módulo. Para actualizar los registros en masa, debe verificar los registros en la Vista de lista y luego seleccionar la opción ‘Acción masiva’ en el menú desplegable (al lado del enlace de Selección).

Actualización masiva de registros

Actualización masiva de registros

Al hacer clic en la opción de actualización masiva aparecerá en la parte inferior de la Vista de lista. Esto mostrará una lista de todos los campos que usted puede actualizar masivamente.

Actualizacion masiva

Actualizacion masiva

Una vez que haya rellenado los campos que desea actualizar masivamente, puede hacer clic en ‘Actualizar’ o ‘Cancelar’.  Al hacer clic en actualizar, se actualizarán todos los registros en la sección Registros de actualización masiva.

Combinar registros

Esta opción puede encontrarse desde la Vista de lista de cualquier módulo, o mediante la Vista de detalles si sigue el proceso ‘Buscar duplicados’.

Para fusionar registros, debe verificar los registros en la Vista de lista y luego seleccionar la opción ‘Combinar’ en el menú desplegable (al lado del enlace de eliminación).

Combinar registros

Combinar registros

Una vez que haya hecho clic en la opción ‘Combinar’, se le presentará una pantalla de fusión. Este será el registro principal y los duplicados que desee Cobinar con ese registro principal.

Combinar registrso

Combinar registrso

Puede seleccionar qué registro es el primario utilizando el botón ‘Establecer como principal‘ a la derecha de la vista de fusión. Puede mover datos de los registros duplicados al registro principal usando los botones ‘<<‘. En este ejemplo, hemos trasladado el nombre y el apellido del registro duplicado al registro principal.

Una vez que haya realizado los cambios en la pantalla, puede hacer clic en “Guardar fusión” o “Cancelar“. Al hacer clic en “Guardar fusión” continuará el proceso de combinación y se le informará que se eliminará el registro duplicado.

Puede hacer clic en ‘Aceptar’ o ‘Cancelar’. Al hacer clic en Cancelar verá el módulo. Al hacer clic en “Aceptar”, se guardará el día.

La fusión se ha completado con éxito. El primer nombre y apellido, y todos los demás datos se han conservado.

Importación de registros

Es posible importar datos utilizando el asistente de importación de usuarios fácil de usar de SuiteCRM. Hay muchos consejos y sugerencias a medida que avanza en el asistente de importación.

Funciones del Asistente de importación

Hay muchas características del Asistente de importación que lo hacen fácil de usar. Estos son:

  • Ejemplo de archivo .csv para facilitar la importación de datos.
  • Conservar configuraciones de importaciones anteriores: guardar / preservar propiedades de archivos de importación, mapeos e índices de verificación, duplicados de importaciones anteriores.
  • Posibilidad de aceptar tanto la base de datos como las etiquetas desplegables de los elementos desplegables y de campo de selección múltiple: las etiquetas y etiquetas de campo se aceptan y se asignan durante la importación, pero solo se muestran las etiquetas de campo para facilitar su uso.
  • Posibilidad de aceptar tanto nombres de usuario como nombres completos en campos de usuario durante la importación y exportación de datos.
  • Posibilidad de detectar automáticamente las propiedades de archivo, en el archivo de importación: importar archivos de importación sin especificar propiedades de archivo como tabulación, coma, comillas dobles e individuales, formatos de fecha y hora, simplificando y acelerando el proceso.
  • Contactos, clientes potenciales y objetivos de Google, informa los registros de SuiteCRM a Contactos de Google y se comunica con los contactos de Google desde SuiteCRM.

Pasos para importar datos

Nota: Importe siempre los datos de la cuenta primero y luego importe los contactos y otros datos relacionados con las cuentas (como reuniones, llamadas, notas) para crear automáticamente una relación entre la cuenta importada y los contactos y los registros de actividad relacionados con la cuenta.

Sigue los pasos detallados a continuación:

  1. Seleccione Importar de la lista desplegable en las opciones del menú del módulo.
  2. Esto muestra el Paso 1 de la Plantilla de importación de archivos.
  3. Suba su archivo a esta página usando el botón Examinar en el campo Seleccionar archivo o, opcionalmente, descargue la plantilla disponible, elimine los datos existentes y cargue en esta página usando el botón Examinar.
  4. Haga clic en Siguiente.
  5. Esto muestra el Paso 2 (Confirmar la importación de propiedades del archivo).
  6. La detección automática de datos importados se lleva a cabo en este paso.
  7. Haga clic en el botón Ver las propiedades del archivo de importación para verificar y cambiar los datos según sea necesario.
  8. Haga clic en Ocultar propiedades del archivo de importación para contraer el panel.
  9. Haga clic en Siguiente.
  10. Esto muestra el Paso 3: Confirmar asignaciones de campos.
  11. La tabla en esta página muestra todos los campos en el módulo que pueden asignarse a los datos en el archivo de importación. Si el archivo contiene una fila de encabezado, las columnas en el archivo se asignan a los campos coincidentes.
  12. Verifique la asignación correcta y modifíquela si es necesario.
  13. Haga un mapa de todos los campos obligatorios (indicados con un asterisco).
  14. Haga clic en Siguiente.
  15. Esto muestra el Paso 4: Buscar posibles duplicados.
  16. Sigue las instrucciones en esta página.
  17. El paso 4 también brinda la opción de guardar el archivo de importación actual, las asignaciones y los índices de verificación duplicados para futuras importaciones.
  18. (Opcionalmente) Guarde la configuración de importación.
  19. Haga clic en Importar ahora.
  20. Haga clic en la pestaña Errores para verificar si hay errores en el proceso. Siga las instrucciones para solucionar problemas (si corresponde) Haga clic en Importar nuevamente.
  21. Esto muestra el Paso 1 del proceso de importación.
  22. Siga los pasos del asistente hasta el paso 5.
  23. Si la importación fue exitosa, puede ver todos los registros en el Paso 5.
  24. Haga clic en Deshacer importación si no está satisfecho con los registros importados.
  25. O bien, haga clic en Importar nuevamente para importar más datos
  26. O, haga clic para navegar a la página Vista de lista del módulo en el que importó sus registros.

Exportación de registros

Puede exportar registros de SuiteCRM en formato .csv. Al exportar registros de la CRM, se le proporcionará con el archivo .csv para descargar Cuando la exportación haya terminado de ejecutarse. Puede guardar y abrir este archivo en aplicaciones como Free Office Calc o Microsoft Office Excel.

El archivo .csv muestra un formato tabular con columnas y filas. Cuando los datos se exportan desde el CRM, el registro se incluye en la lista para ese módulo. Cómo puedes continuación, utilice el ID de registro como referencia para la realización de un ‘crear nuevos registros y actualizar los registros de importación existentes, como se detalla en la sección de importación de registros de la guía del usuario.

Nota: Al exportar los valores de las listas desplegables, SuiteCRM exportar el ID asociado con cada opción y no muestra las etiquetas. Por ejemplo, si un menú desplegable de opciones de la lista marcado tiene alta, media y baja con un ID de 1, 2 y 3 – el archivo CSV se mostrará el menú desplegable de opciones tienen 1, 2 o 3.

Pasos para exportar registros

  1. Seleccione los registros de la vista de Lista en la página de inicio del módulo.
  2. Seleccione Exportar desde el menú desplegable Acciones en la Vista de lista.
  3. Para exportar todos los registros listados la página, haga clic en la siguiente lista y seleccione una de las siguientes opciones:
    1. Esta página. Para exportar todos los registros enumerados en la página, seleccione esta opción.
    2. Todos los registros. Para exportar todos los registros en la lista, seleccione esta opción.
  4. Esto muestra un cuadro de diálogo Opening.csv.
  5. Seleccione Abrir para abrir el archivo de exportación en formatos .csv o seleccione Guardar en disco para guardar el archivo .csv en el equipo local.
  6. Haga clic en Aceptar para ejecutar la operación. Si abre el archivo, abra el archivo csv en Microsoft Excel.
  7. El archivo contiene todos los campos del módulo desde el que está exportando los datos.

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By | 2018-03-15T13:35:04+00:00 noviembre 20th, 2017|Interface de usuario, Manuales, Suite CRM|0 Comments

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Empresario, pescador y cocinero desde hace 40 años, en su experiencia profesional ha "metido" por medio a la pesca siempre que ha podido. Enamorado del campo y de los ríos, no pierde una oportunidad de pasear por la rivera de cualquier río castellano o de cualquier fogón manchego o asturiano.

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